.svg){kind=icon}
Wprowadzenie
Rozpoczynając działalność gospodarczą, jednym z pierwszych obowiązków przedsiębiorcy jest wystawianie faktur. Dobrze dobrany program do fakturowania pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale też uniknąć błędów i zyskać większą kontrolę nad finansami firmy. Wybór odpowiedniego rozwiązania bywa jednak trudny – na rynku dostępnych jest wiele programów różniących się ceną, zakresem funkcji oraz stopniem zaawansowania.
W tym poradniku przedstawiamy:
- na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do fakturowania,
- zestawienie 15 najpopularniejszych programów dostępnych w Polsce,
- porównanie ich funkcjonalności, cen oraz dopasowania do mikro, małych i średnich firm.
Celem artykułu jest pomoc w dokonaniu trafnego wyboru – takiego, który będzie odpowiadał potrzebom Twojej firmy i nie będzie generował zbędnych kosztów.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do fakturowania?
Wybór odpowiedniego programu powinien być poprzedzony analizą specyficznych potrzeb Twojego biznesu. Oto najważniejsze kryteria i funkcje, na które warto zwrócić uwagę:
- Rodzaj oprogramowania: Zastanów się, czy preferujesz rozwiązanie online (w chmurze) dostępne z dowolnego miejsca, czy program instalowany lokalnie. Aplikacje SaaS są wygodne (aktualizacje i backup po stronie dostawcy), a dane dostępne z każdego urządzenia podłączonego do internetu. Programy stacjonarne mogą działać offline i czasem oferują dożywotnią licencję, ale wymagają samodzielnej instalacji aktualizacji (np. przy zmianach VAT/JPK).
- Podstawowe funkcjonalności fakturowania: Każdy program powinien umożliwiać wystawianie różnych rodzajów faktur (VAT, proforma, zaliczkowe, końcowe, korekty itp.) zgodnie z przepisami. Ważna jest obsługa faktur w walutach obcych oraz ewentualnie dokumentów niefakturowych (rachunki, paragony). Dobrze, jeśli aplikacja automatycznie uzupełnia dane kontrahenta po podaniu NIP (integracja z bazą GUS lub VIES) – to oszczędza czas i zmniejsza ryzyko literówek
- Obsługa kosztów i dokumentów księgowych: Większość przedsiębiorców oprócz przychodów musi ewidencjonować koszty. Program powinien pozwolić na dodawanie faktur kosztowych (np. zakupowych) i najlepiej ich automatyczne rozpoznawanie (OCR).
- Integracja z KSeF: W perspektywie obowiązkowego e-fakturowania istotne jest, czy dostawca oprogramowania zapewnia integrację z KSeF. Najlepiej, gdy program pozwala wysyłać faktury do KSeF bezpośrednio z poziomu aplikacji. Wiele nowych rozwiązań już to oferuje lub szybko uzupełnia (np. przez integrację tokenem lub Profilem Zaufanym). Unikaj programów, które nie planują integracji z KSeF – mogą sprawić kłopot w przyszłości.
- Statystyki i raporty: Przydatne są moduły pozwalające generować raporty sprzedaży za wybrany okres, podsumowania podatkowe czy zestawienia należności. Dzięki nim możesz na bieżąco śledzić kondycję finansową firmy i kontrolować np. sprzedaż według produktów lub kontrahentów.
- Integracje z innymi systemami: Sprawdź, czy program oferuje integracje, które ułatwią Ci pracę. Popularne są integracje z bankami (automatyczne pobieranie płatności i oznaczanie opłaconych faktur), integracje z platformami e-commerce (np. Allegro, Shoper, PrestaShop – automatyczne fakturowanie sprzedaży z tych kanałów), a także możliwość połączenia z drukarkami fiskalnymi lub terminalami płatniczymi, jeśli prowadzisz sklep stacjonarny.
- Automatyzacja i przypomnienia: Dobra aplikacja zaoszczędzi Twój czas poprzez faktury cykliczne (automatyczne wystawianie co miesiąc powtarzalnych faktur)czy wysyłkę przypomnień o płatnościach do klientów (mail/SMS). Niektóre narzędzia oferują też „miękką windykację”, czyli automatyczne monity do spóźnialskich płatników.
- Mobilna aplikacja: Jeśli często jesteś w terenie, sprawdź czy dostawca oferuje aplikację mobilną. Wiele programów SaaS ma własne aplikacje na Android/iOS lub responsywny interfejs webowy. Mobilna aplikacja pozwoli np. wystawić fakturę zaraz po spotkaniu z klientem czy wgrać zdjęcie faktury kosztowej do systemu (przydatne do OCR).
- Dostęp dla współpracowników: Dla nieco większych firm ważna jest opcja wielu użytkowników i definiowania ról (np. handlowcy wystawiają faktury, księgowa ma podgląd do raportów). Upewnij się, czy wybrany program umożliwia dodanie przynajmniej kilku użytkowników i czy nie wiąże się to z bardzo wysoką opłatą.
- Cena i modele płatności: Porównaj koszty – nie tylko cenę abonamentu, ale też dostępność wersji darmowej lub testowej. Wiele programów online oferuje ograniczoną darmową wersję (np. limit kilku faktur miesięcznie) lub darmowy okres próbny (7, 30, a nawet 100 dni). Ceny abonamentów mogą być stałe (miesięczne/roczne) lub zależne od liczby dokumentów lub dodatkowych modułówW przypadku programów instalowanych zwróć uwagę, czy licencja jest wieczysta czy trzeba płacić za coroczne aktualizacje. W dalszej części poradnika znajdziesz szczegółowe porównanie cen.
- Wsparcie i aktualizacje: Na koniec, upewnij się, że dostawca zapewnia regularne aktualizacje (szczególnie istotne przy zmianach przepisów podatkowych) oraz wsparcie techniczne. Popularne programy renomowanych firm (Comarch, InsERT, itp.) zwykle gwarantują dobre wsparcie i zgodność z przepisami.
Mając powyższe na uwadze, przyjrzyjmy się konkretnym rozwiązaniom dostępnym na rynku. Poniżej omawiamy 15 popularnych programów do fakturowania, zarówno online jak i instalowanych lokalnie, wraz z ich kluczowymi cechami.
15 najpopularniejszych programów do wystawiania faktur w Polsce
W zestawieniu uwzględniliśmy programy:
- dostępne po polsku,
- zgodne z aktualnymi przepisami,
- oferujące możliwość wystawiania faktur sprzedażowych,
- skierowane do mikro, małych i średnich firm,
- zarówno online (SaaS), jak i instalowane lokalnie.
Programy w zestawieniu:
Czy zawsze potrzebujesz programu do wystawiania faktur?
Warto dodać, że w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych – szczególnie kontraktorów B2B czy mikrofirm wystawiających tylko kilka faktur miesięcznie – zakup własnego programu do fakturowania wcale nie musi być koniecznością.
W takich przypadkach biuro rachunkowe Astor oferuje swoim klientom wystawianie faktur sprzedażowych w ramach prowadzenia księgowości. Przedsiębiorca przekazuje dane do faktury (np. mailowo), a my zajmujemy się jej poprawnym wystawieniem. To wygodne i bezpieczne rozwiązanie – nie wymaga uczenia się obsługi programu, a wszystkie dokumenty trafiają od razu do księgowości.
Podsumowanie – jak wybrać najlepszy program do fakturowania?
Wybór programu do faktur to jedna z pierwszych decyzji, jaką musi podjąć początkujący przedsiębiorca. Warto kierować się realnymi potrzebami: liczbą faktur, sposobem pracy, oczekiwanymi funkcjami oraz budżetem. Na rynku dostępne są zarówno proste i darmowe aplikacje dla mikrofirm, jak i bardziej zaawansowane rozwiązania dla firm rosnących, potrzebujących np. modułu magazynowego, integracji z bankiem czy zespołowej pracy.
Wybierając program do fakturowania:
- Zastanów się, ile dokumentów miesięcznie wystawiasz i jakiego rodzaju.
- Oceń, czy potrzebujesz dodatkowych funkcji – jak aplikacja mobilna, dostęp dla pracownika, integracja z bankiem.
- Skorzystaj z darmowych wersji próbnych – to najlepszy sposób, by sprawdzić, czy program Ci odpowiada.
Jeśli nadal masz wątpliwości – skontaktuj się z nami. Pomożemy przeanalizować Twoje potrzeby, doradzimy najlepsze rozwiązanie, a jeśli jesteś naszym klientem i wystawiasz tylko kilka faktur miesięcznie – zrobimy to za Ciebie.
33.avif)
