Zwrot VAT z zakupów zagranicznych: Jak odzyskać podatek VAT zapłacony za granicą?

Wielu przedsiębiorców prowadzących działalność na terenie Unii Europejskiej ponosi koszty związane z opłatami za autostrady, paliwo czy tunele w innych krajach członkowskich. Te wydatki często obciążone są lokalnym podatkiem VAT, którego standardowo nie można odliczyć w polskich deklaracjach VAT. Jednak dzięki procedurze VAT-REF istnieje możliwość odzyskania tego podatku. W tym artykule omówimy, na czym polega ta procedura, jakie są jej korzyści oraz jakie warunki należy spełnić, aby skutecznie ubiegać się o zwrot VAT z zagranicy.

‍UWAGA: Zajmujemy się procedurą VAT REF i możemy za ciebie złożyć wymagane dokumenty!

‍

Czym jest procedura VAT-REF?

Procedura VAT-REF (Value Added Tax Refund) to mechanizm umożliwiający przedsiębiorcom odzyskanie podatku VAT zapłaconego w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej. Dotyczy to sytuacji, w których polski podatnik nabywa towary lub usługi w innym kraju UE na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, a zapłacony tam podatek VAT nie może być odliczony w Polsce. Dzięki procedurze VAT-REF możliwe jest ubieganie się o jego zwrot bez konieczności rejestracji jako podatnik VAT w kraju, w którym dokonano zakupu.

Kto może ubiegać się o zwrot VAT z zagranicy?

O zwrot VAT zapłaconego w innym państwie członkowskim mogą ubiegać się przedsiębiorcy spełniający następujące warunki:

• Status podatnika VAT: Podmiot musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce.
• Brak rejestracji w kraju zwrotu: Wnioskodawca nie może być zarejestrowany jako podatnik VAT w kraju, z którego ubiega się o zwrot, ani nie może posiadać tam siedziby czy stałego miejsca prowadzenia działalności.
• Wykorzystanie zakupów do działalności opodatkowanej: Nabyte towary lub usługi muszą być wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT w Polsce.

Jakie wydatki kwalifikują się do zwrotu?

Do najczęstszych wydatków, od których można ubiegać się o zwrot VAT, należą:

• Opłaty za autostrady i tunele: Podczas podróży służbowych po Europie przedsiębiorcy często ponoszą koszty związane z przejazdami płatnymi odcinkami dróg czy tunelami.
• Zakup paliwa: Tankowanie pojazdów służbowych w innych krajach UE.
• Noclegi i usługi hotelowe: Koszty zakwaterowania pracowników podczas delegacji.
• Opłaty konferencyjne i szkoleniowe: Udział w międzynarodowych wydarzeniach branżowych.
• Zakup towarów i usług na potrzeby działalności: Nabycie sprzętu, materiałów czy usług niezbędnych do prowadzenia firmy.

Warunki i terminy składania wniosków

Aby ubiegać się o zwrot VAT z zagranicy, należy spełnić określone warunki i przestrzegać ustalonych terminów:

• Minimalna kwota wniosku: W większości krajów UE minimalna kwota VAT, o jaką można wnioskować, wynosi 50 euro. Jeśli wniosek dotyczy całego roku podatkowego lub jego pozostałej części (co najmniej trzy miesiące), minimalna kwota może być wyższa, np. 400 euro.
• Termin składania wniosków: Wniosek należy złożyć najpóźniej do 30 września roku następującego po roku podatkowym, w którym poniesiono wydatki. Termin ten jest nieprzekraczalny. 

biznes.gov.pl

• Forma wniosku: Wniosek VAT-REF składa się elektronicznie za pośrednictwem polskiego systemu e-Deklaracje. Po pozytywnej weryfikacji przez polskie organy podatkowe, wniosek przekazywany jest do odpowiedniego państwa członkowskiego zwrotu.

Jak przebiega proces ubiegania się o zwrot VAT?

Procedura ubiegania się o zwrot VAT z zagranicy obejmuje kilka kroków:

1. Przygotowanie dokumentacji: Zgromadzenie faktur oraz dokumentów celnych potwierdzających poniesione wydatki. W niektórych krajach konieczne może być dołączenie skanów tych dokumentów do wniosku.
2. Złożenie wniosku: Wypełnienie i przesłanie formularza VAT-REF za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. Wniosek musi zawierać szczegółowe informacje dotyczące wnioskodawcy, poniesionych wydatków oraz okresu, którego dotyczy.
3. Weryfikacja wniosku: Polskie organy podatkowe sprawdzają uprawnienia wnioskodawcy do ubiegania się o zwrot VAT. Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, wniosek przekazywany jest do odpowiedniego państwa członkowskiego zwrotu w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty jego otrzymania.

4. Decyzja o zwrocie:
   Organy podatkowe kraju, z którego ubiegasz się o zwrot, mają 4 miesiące na rozpatrzenie wniosku. Jeśli wniosek jest kompletny i nie budzi wątpliwości, decyzja powinna zostać podjęta w tym czasie. W przypadku konieczności wyjaśnień lub dodatkowych dokumentów, termin może zostać wydłużony do 8 miesięcy.
5. Otrzymanie zwrotu:
   Jeżeli decyzja jest pozytywna, zwrot VAT jest dokonywany bezpośrednio na rachunek bankowy wnioskodawcy. W przypadku odmowy zwrotu przysługuje prawo do odwołania się zgodnie z przepisami kraju zwrotu.

Ile można odzyskać?

Kwota zwrotu zależy od wysokości zapłaconego VAT oraz minimalnych limitów ustalonych przez państwo zwrotu. W większości krajów UE minimalny limit wynosi:

• 50 euro – jeśli wniosek dotyczy całego roku podatkowego.
• 400 euro – jeśli wniosek obejmuje krótszy okres, np. jeden kwartał.

Warto pamiętać, że niektóre kraje mają inne limity lub szczególne wymagania dotyczące dokumentacji.

Przykłady zastosowania VAT-REF w praktyce

Przykład 1: Firma transportowa

‍Polska firma transportowa regularnie opłaca autostrady we Francji oraz tankuje paliwo w Niemczech. Koszty te obciążone są lokalnym VAT, który nie może zostać odliczony w polskich deklaracjach VAT. Dzięki procedurze VAT-REF firma może odzyskać:

• VAT za opłaty drogowe we Francji – stawka VAT 20%.
• VAT za paliwo w Niemczech – stawka VAT 19%.

Przykład 2: Udział w międzynarodowych targach

Przedsiębiorstwo z branży IT uczestniczyło w targach w Hiszpanii, gdzie poniosło koszty wynajmu stoiska oraz noclegów dla pracowników. Opłaty te również zawierały lokalny VAT, który można odzyskać dzięki VAT-REF:

• Wynajem stoiska – stawka VAT w Hiszpanii 21%.
• Usługi hotelowe – stawka VAT w Hiszpanii 10%.

Jakie są korzyści ze zwrotu VAT z zagranicy?

• Poprawa płynności finansowej – odzyskanie zapłaconego VAT oznacza dodatkowe środki, które można przeznaczyć na rozwój firmy.
• Zwiększenie konkurencyjności – obniżenie kosztów prowadzenia działalności na rynku międzynarodowym.
• Optymalizacja podatkowa – zmniejszenie obciążeń podatkowych w firmie.

Jak nasze biuro rachunkowe może pomóc?

Proces ubiegania się o zwrot VAT z zagranicy jest skomplikowany i wymaga znajomości przepisów obowiązujących w różnych krajach UE. Nasze biuro rachunkowe oferuje kompleksową pomoc w przygotowaniu i złożeniu deklaracji VAT-REF, w tym:

• Weryfikację dokumentacji – sprawdzamy faktury pod kątem zgodności z wymogami formalnymi.
• Przygotowanie wniosku – pomagamy w prawidłowym wypełnieniu formularza VAT-REF.
• Kontakty z organami podatkowymi – monitorujemy proces zwrotu oraz odpowiadamy na ewentualne pytania ze strony urzędów podatkowych.

‍

Podsumowanie

Zwrot VAT z zakupów zagranicznych poprzez procedurę VAT-REF to korzystne rozwiązanie dla przedsiębiorców prowadzących działalność międzynarodową. Dzięki temu mechanizmowi można odzyskać podatek VAT zapłacony za paliwo, opłaty drogowe, noclegi czy inne wydatki poniesione za granicą. Warto jednak pamiętać o spełnieniu odpowiednich wymagań formalnych oraz o terminowym złożeniu wniosku.

Jeżeli Twoja firma ponosi koszty za granicą i chciałbyś odzyskać zapłacony VAT, skontaktuj się z nami! Nasze biuro rachunkowe specjalizuje się w przygotowywaniu deklaracji VAT-REF, pomagając przedsiębiorcom w skutecznym odzyskaniu podatku VAT z Unii Europejskiej.

‍